În acest tutorial voi prezenta formatarea condiționată în Microsoft Excel.

Formatarea Condiționată permite formatarea celulelor dintr-o zonă în funcție de anumite criterii definite de dumneavoastră. Se poate formata culoarea background-ului, a fontului etc.

MS Excel Conditional Formatting menu
MS Excel Conditional Formatting menu

Pentru a aplica formatarea condiționată unui interval de celule, după ce selectați intervalul respectiv, din fila HomeConditional Formatting – se selectează o categorie și se completează regula pe care trebuie să o îndeplinească celulele ce urmează să fie formatate.

Aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

De exemplu, dacă folosiți datele din tabelul Vânzări și doriți să folosiți formatarea condiționată pentru a evidenția cu verde celulele care conțin luna Iunie din fila HomeConditional Formatting – selectați categoria Highlight Cells Rules și din cadrul acesteia selectați Text That Contains.

Completați în fereastra Text That Contains ca în imaginea de mai jos.

MS Excel Text That Contains window
MS Excel Text That Contains window

Dacă, în plus, doriți să mai adăugați o regulă de formatare pentru aceeași coloană, de exemplu să evidențiați cu roșu celulele care conțin luna Aprilie, completați în fereastra Text That Contains ca în imaginea de mai jos.

MS Excel Format cells equal to window
MS Excel Format cells equal to window

Pentru un control maxim, puteți să vă creați propriile reguli de formatare condiționată.

Pentru a realiza acest lucru, din fila HomeConditional Formatting – selectați New Rule.

În fereastra New Formatting Rule, din partea de sus selectați tipul de regulă generală și în funcție de regula selectată observați cum se modifică opțiunile din partea de jos a ferestrei.

MS Excel New Formatting Rule window
MS Excel New Formatting Rule window

Sunt disponibile următoarele opțiuni pentru regulile generale:

Dacă doriți o formatare condiționată de tip Data Bars în care fiecare celulă afișează o bară orizontală, a cărei lungime este proporțională cu valoarea sa, din fila HomeConditional Formatting – selectați categoria Data Bars și din cadrul acesteia selectați paleta de culori de umplere dorită.

Un exemplu de utilizare este prezentat mai jos:

MS Excel Data Bars example
MS Excel Data Bars example

Dacă doriți o formatare condiționată de tip Color Scale în care culoarea de fundal variază în funcție de valoarea celulelor, din fila HomeConditional Formatting – selectați categoria Color Scale și din cadrul acesteia selectați scala de culori dorită.

Un exemplu de utilizare este prezentat mai jos:

MS Excel Color Scale example
MS Excel Color Scale example

Dacă doriți o formatare condiționată de tip Icon Set în care, în funcție de valoarea celulei este afișat un mic grafic în celulă, din fila HomeConditional Formatting – selectați categoria Icon Sets și din cadrul acesteia selectați categoria dorită.

Un exemplu de utilizare este prezentat mai jos:

MS Excel Icon Set example
MS Excel Icon Set example

Formatarea condiționată – sursă pentru filtre pe culoare

Formatele numerice controlează modul în care numerele sunt afișate în Excel. Principalul avantaj al formatelor numerice este că acestea modifică aspectul unui număr dar nu au niciun efect asupra valorii reale stocate de Excel.

Formatele de numere personalizate au o structură specifică.

Fiecare format numeric poate avea până la patru secțiuni, separate prin ; (punct și virgulă), care definesc formatele pentru numerele pozitive, pentru cele negative, pentru valorile zero și pentru text, în ordinea menționată.

<POZITIVE>;<NEGATIVE>;<ZERO>;<TEXT>

Când citiți un format de număr personalizat, important este să observați punctele și virgulele și să analizați mental codul conform celor 4 secțiuni.

În formatul unui număr personalizat nu trebuie incluse toate secțiunile.

Dacă specificați o singură secțiune de cod, Excel va utiliza acel format pentru toate valorile. Dacă specificați un format de număr cu doar două secțiuni, prima secțiune este utilizată pentru numere pozitive și zerouri, iar a doua secțiune este utilizată pentru numere negative. Pentru a omite o secțiune, includeți punct și virgulă în locația corectă, dar nu specificați un cod de format.
Pentru fiecare secțiune (text sau număr) avem o serie de substituenți (caractere de înlocuire) cu următoarea semnificație:

Cod pentru numărDescriere
GeneralNumăr, în formatul general.
0 (zero)Substituent pentru cifră. Acest cod introduce 0 în mod automat pentru a păstra dimensiunea codului (ex: codul “0000” afișează, când introducem 1, “0001”).
#Substituent pentru cifră. Acest cod nu afișează zerouri suplimentare.
?Substituent pentru cifră. Acest cod păstrează un spațiu pentru zerourile suplimentare, dar nu le afișează.
. (punct zecimal)Numere cu zecimale.
%Procent. Microsoft Excel înmulțește valoarea introdusă cu 100 și adaugă semnul %.
, (virgula)Separator pentru mii.
E+ E- e+ e-Afișează un număr în format științific (exponențial). Excel afișează un număr la dreapta lui „E” sau „e” care corespunde numărului de zecimale cu care a fost mutată virgula zecimală. De exemplu, dacă formatul este 0,00E+00 și tastați 12.200.000 în celulă, se afișează numărul 1,22E+07.

Pentru text avem următoarele caractere de înlocuire:

Cod pentru textDescriere
$ – + / ( ) : spațiuAceste caractere sunt afișate ca atare în număr. Pentru a afișa orice alt caracter, îl scrieți între ghilimele sau scrieți caracterul backslash (\) înaintea acestuia.
\caracterAcest cod afișează caracterul specificat.
“text”Acest cod afișează textul scris între ghilimele.
*Acest cod repetă ultimul caracter până se umple celula.
_ (underscore)Acest cod se foloseste, de obicei, în combinație cu paranteza rotundă închisa “)” (fără ghilimele) pentru a lăsa un spațiu după numărul pozitiv, corespunzător parantezei închise utilizate în formatul monetar, pentru a alinia cifrele.
@Substituent pentru text.

Pentru formatul de tip dată:

Cod pentru dataDescriere
mLuna, cu un singur caracter pentru valorile între 1 și 9 (1-12)
mmLuna, cu două caractere (01-12)
mmmDenumirea lunii ca abreviere (de la ian la dec)
mmmmDenumirea lunii ca nume complet (de la ianuarie la decembrie)
dZiua, cu o cifră pentru valorile 1-9
ddZiua, cu două cifre (01-31)
dddNumele zilei ca abreviere (de la dum la sâm)
ddddNumele zilei ca nume complet (de la duminică la sâmbătă)
yyAnul, cu două cifre (de exemplu, 99)
yyyyAnul cu 4 cifre (de exemplu, 1999)

Pentru ora:

Cod pentru oraDescriere
hOra, scrisă ca număr cu o cifră pentru valorile de la 0 la 9
hhOra cu două cifre (00-23)
mMinutele, scrise ca număr cu o cifră pentru valorile de la 0 la 9
mmMinutele cu două cifre (00-59)
sSecundele, scrise ca număr cu o cifră pentru valorile de la 0 la 9
ssSecundele cu două cifre (00-59)
AM/PM, am/pm, A/P, a/pAfișează ora utilizând formatul de 12 ore. Excel afișează AM, am, A sau a pentru orele de la miezul nopții până la amiază și PM, pm, P sau p pentru orele de la amiază până la miezul nopții.

Se poate aplica și o culoare sau o condiție:

Alte coduriDescriere
[BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW], [COLOR n]Acest cod afișează numerele în culoarea specificată. Pentru ultimul cod, n reprezintă o valoare între 1și 56.
[Conditie valoare]Conditie poate fi <, >, =, >=, <=, <> și valoare poate fi orice număr.

Tabelul de culori:

MS Excel Tabel de culori
MS Excel Tabel de culori

Mai sus, am prezentat codurile cu ajutorul cărora putem personaliza afișarea conținutului unei celule. Iată și un exemplu pentru formatarea cu condiții.

Dacă ne dorim ca la introducerea unei valori, în loc de acea valoare să fie afișate „steluțe” albastre vom scrie codul:

[BLUE] [>=1000] "";[>=500]"";""

Pe care îl interpretăm astfel:

Pentru valori mai mari sau egale cu 1000 afișează *** de culoare albastră, pentru valori aparținând intervalului [500,1000) afișează **, iar pentru cele mai mici decât 500 (sau pentru orice altceva) afișează *.

Format cells nu permite decât 2 secțiuni de condiții și o secțiune pentru cazul în care niciuna dintre cele 2 nu este îndeplinită, separate cu ; (punct și virgulă, indiferent de ce setări regionale avem).

Cum procedăm?

Selectăm zona căreia dorim să-i aplicăm acest format, facem click dreapta și alegem Format Cells și în fila Number alegem categoria Custom. Scriem codul de mai sus ca în imagine:

MS Excel Format cells Custom
MS Excel Format cells Custom

Putem folosi un format personalizat și pentru instrumentul Conditional Formatting, caz în care putem impune mai multe condiții decât la formatarea celulei cu Format Cells.

Să zicem că dorim ca pentru numerele mai mari decât 5000 să afișăm cinci stele, pentru cele între 4000 și 5000 să avem patru, între 3000 și 4000 trei, între 2000 și 3000 două și pentru cele mai mici de 2000 să avem o stea.

Vom aplica zonei alese, succesiv, aceste reguli de formatare astfel:

MS Excel Conditional Formatting new rule
MS Excel Conditional Formatting new rule

Alegem categoria Use a formula to determine which cells to format, scriem condiția (formula) folosind adresa relativă a primei celule din zona selectată și acționăm butonul Format pentru a stabili formatul pe care îl va avea zona respectivă dacă este adevarată condiția.

MS Excel formula cell format window
MS Excel formula cell format window

Vom scrie întâi condiția pentru valori mai mici decât 2000 și continuam cu: >=2000, >=3000, >=4000 și >=5000 așa cum puteți vedea în fereastra Conditional Formatting Rules Manager (se deschide din Fila Home – grupul Styles – meniul Conditional FormattingManage Rules)

MS Excel Conditional Formatting Rules Manager window
MS Excel Conditional Formatting Rules Manager window

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *