O scurtă prezentare a interfaței Microsoft Excel

Voi începe un lung șir de tutoriale Microsoft Excel începând cu interfața acestuia și continuând cu funcții de bază și formule avansate.

Așadar în acest articol voi vorbi despre interfața grafică a Microsoft Excel.

Începând cu Microsoft Excel 2007 meniurile ierarhice și barele de instrumente tradiționale au fost înlocuite de Ribbon (Panglică), ca parte a interfeței numită „Microsoft Office Fluent”, care este o colecție de comenzi organizate în file (tabs) și grupuri, situată în partea de sus a ecranului.

Sistemul mai simplu al Ribbon-ului este optimizat pentru eficiență și vizibilitate, fiind apreciat de majoritatea utilizatorilor cu atât mai mult cu cât el poate fi personalizat, devenind astfel și mai ușor de utilizat.

Puteți păstra Ribbon-ul vizibil sau îl puteți ascunde făcând dublu click pe o filă din partea de sus sau apăsând Ctrl + F1. Dacă Ribbon-ul este ascuns, el va apare temporar când faceți clic pe o filă.

Prezentarea ferestrei Microsoft Excel 2019

În continuare, iată o prezentare a elementelor care alcătuiesc fereastra aplicației Microsoft Excel 2019 împreună cu o scurtă descriere a acestora.

• Bara de Acces Rapid / Quick Acces Toolbar – este o bară de instrumente personalizabilă care conține comenzi frecvent utilizate.
• Bara de Tab-uri/file – conține grupuri de comenzi asemănătoare meniurilor. În colțul din dreapta jos al unor grupuri, există o săgeată diagonală numită Lansator casetă de dialog. Prin acționarea acestui buton se deschide o casetă de dialog pentru grupul respectiv care conține alte opțiuni. Există, de asemenea, file contextuale care apar în funcție de obiectul selectat. De exemplu, dacă ați inserat un grafic, fila Chart Tools apare ori de câte ori este selectat un grafic.

• Bara de titlu – afișează numele programului și numele registrului de lucru curent. De asemenea, conține bara de acces rapid (în stânga) și câteva butoane de control utile pentru a modifica fereastra (în dreapta).
• Panglică (Ribbon) – conține mai multe file (tabs) care conțin grupuri de comenzi pentru gestionarea informațiilor din tabele. Dacă considerați că Panglica ocupă prea mult spațiu pe ecran, o puteți ascunde. Pentru aceasta, faceți clic pe butonul Ribbon Display Options.

• Adresa celulei active/Caseta de nume – se află la stânga barei de formule și afișează identificatorul celulei active;
• Bara de formule – afișează valoarea din celula activă iar după semnul = afișează formula din celula activă. Butonul f_x (Insert Function) care apare aici, când este acționat, lansează un asistent de introducere/editare a formulelor. În afară de aceast buton, în procesul introducerii/editării datelor în bara de formule sunt active și butoanele X – Cancel și √ – Enter;

• Spaţiul de lucru – alcătuit din celule care pot conține date de tip numeric, text, dată calendaristică, oră, monedă, procent, date speciale (număr telefon, cod). Datele dintr-o foaie de lucru pot fi prelucrate folosind funcții, formule, se pot crea grafice sau diagrame care să prezinte informațiile într-o formă sugestivă.
• Bara de navigare orizontală și verticală – instrumente utile pentru a derula foaia pe orizontală respectiv verticală
• Foaia activă – evidențierea unei foi de lucru se face prin click pe denumirea acesteia;
• Bara de stare – afișează diverse mesaje precum și starea tastelor Num Lock, Caps Lock și Scroll Lock de pe tastatură. Prin click dreapta pe bara de stare se pot modifica informațiile afișate.
• Buton de minimizare a ferestrei – faceți click pe acest buton pentru a minimiza fereastra registrului de lucru. Fereastra se afișează ca o pictogramă în bara de activități Windows.
• Buton de maximizare/restaurare a ferestrei – faceți click pe acest buton dacă vreți să măriți dimensiunea ferestrei registrului de lucru (pentru a umple tot ecranul). Dacă fereastra este deja maximizată, făcând click pe acest buton fereastra nu mai umple tot ecranul.
• Buton de închidere a aplicației – faceți click pe acest buton pentru a închide registrul de lucru activ.
• Zoom – mărește sau micșorează foaia de lucru.
• Indicatorul celulei active – acel contur indică celula activă.

Deplasarea în foaia de lucru

Deplasarea între celulele foii de lucru se poate face cu ajutorul mouse-ului sau al tastaturii.

Dacă utilizăm mouse-ul, procedăm astfel:

• Dacă facem click pe săgețile de la capetele barelor de navigare verticală/orizontală, deplasarea se face cu un rând/o coloană în direcția săgeții.
• Dacă ținem apăsat butonul stânga al mouse-ului pe săgețile de la capetele barelor de navigare verticală/orizontală, deplasarea se face continuu în direcția săgeții.
• Pentru a schimba celula activă utilizând mouse-ul, trebuie să faceți clic pe o altă celulă și aceasta devine celulă activă.

Deplasarea indicatorului de celulă (selectarea unei alte celule) se poate realiza și prin următoarele operații:

File din panglică (TAB-URI RIBBON)

Interfața cu utilizatorul a aplicațiilor Microsoft Office a suferit o schimbare radicală începând cu versiunea 2007. Meniurile și barele de instrumente tradiționale au fost înlocuite de Panglică (Ribbon), zona din partea de sus a ferestrei programului, care conține file (tabs) alcătuite din grupuri de comenzi.
În funcție de fila selectată sunt disponibile diferite grupuri cu butoane.

O succintă trecere în revistă a acestor file este prezentată în continuare.

• Fila Home conține comenzi utilizate pentru operațiile uzuale de copiere, decupare, lipire; conține comenzile de formatare text, stiluri de chenare, culori de umplere; opțiuni pentru a schimba alinierea textului din celule, pentru a supune textul aliniamentului de sus/ jos/ mijloc, pentru a îmbina 2 sau mai multe celule; comenzi de formatare a datelor; conține formatare condiționată, formatare ca tabel și stiluri încorporate; conține comenzi de editare a foilor de lucru, sortare/filtrare, înlăturare a formatului, conținutului, comentariilor și hyperlink-ului precum și Auto Sum; conține comenzi pentru inserarea și ștergerea rândurilor sau coloanelor, pentru a ascunde sau arăta râduri/coloane, a proteja registrul de lucru, a redenumi foi de lucru, a muta sau copia foi.
• Fila Insert este apelată atunci când dorim să inserăm obiecte precum imagini, simboluri, diagrame, tabele pivot, filtre, hyperlink-uri.
• Fila Page Layout conține comenzi care afectează aspectul general al foii de lucru, inclusiv unele setări pentru tipărire. Prin intermediul acestei file putem ajusta pagina în modul în care dorim să o vedem după imprimare.
• Fila Formulas este utilizată pentru a insera o formulă, pentru a denumi o celulă sau un interval, pentru a accesa instrumentele care arată relația dintre formule și celule sau pentru a controla modul în care Excel efectuează calculele.
• Fila Data conține toate comenzile legate de date, inclusiv comenzi de sortare/filtrare date, validare date, import date din diverse surse precum și acces la instrumentele de scenariu.
• Fila Review conține instrumente pentru verificarea ortografiei, traducerea cuvintelor, adăugarea de comentarii sau protejarea prin parolă a foilor de lucru sau a registrelor de lucru.
• Fila View conține comenzi care controlează o serie de aspecte ale felului în care este vizualizată o foaie de lucru. Unele comenzi din această filă sunt disponibile și în bara de stare. De asemenea, această filă este utilă pentru pregătirea registrului de lucru pentru tipărire.
• Fila Developer nu este vizibilă în mod implicit. Ea trebuie activată. Conține proprietăți și instrumente VBA (Visual Basic for Applications).
• Fila Help oferă acces rapid la panoul de activități de asistență pentru utilizarea Excel. Feedback-ul vă permite să spuneți ce vă place și ce nu vă place la Excel, pentru ca acesta să fie îmbunătățit, puteți să sugerați o caracteristică iar Show Training deschide un panou de ajutor cu mai multe tutoriale video. De asemenea, vă puteți conecta la comunitatea Excel.

Caseta de căutare Tell me what you want to do a fost adăugată începând cu veriunea 2016. Ea vă permite să utilizați un limbaj intuitiv pentru a găsi rapid comenzile de care aveți nevoie. Pentru găsirea informațiilor folosește o tehnică numită word-wheeling (rotire de cuvinte), care îi permite să înceapă să afișeze rezultate imediat ce începeți să tastați un cuvânt. Cu fiecare apăsare de tastă, rezultatele sunt modificate și rafinate. Deși apare ca o filă a Panglicii, aceasta nu este listată în panourile Customize Ribbon.